Privacybeleid – Gegevensbescherming in overeenstemming met de RGPD

De Zuiderhaard hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy.

In dit uitgebreide gegevensbeschermingsbeleid wordt uitgelegd hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken. Ook wordt aangegeven welke stappen wij ondernemen om de bescherming van die gegevens te waarborgen en hoe de betrokkenen personen met ons kunnen opnemen in verband met hun persoonlijke rechten met betrekking tot hun verzamelde gegevens.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens is het bedrijf Zuiderhaard.
De Zuiderhaard is een openbare vastgoedmaatschappij onder de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met hoodkantoor in Bronstraat 18 – 1060 Sint-Gillis, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0403 357 771.
Erkend door de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij, is zij onderworpen aan het Wetboek van Vennootschappen, met uitzondering van zaken geregeld door de Brusselse Huisvestingscode & elementaire vereisten.

De Zuiderhaard zorgt voor de rehabilitatie, de renovatie, het beheer, de verkoop en de verhuur van openbare woningen op het grondgebied van Oudergem, Watermaal-Bosvoorde en Sint-Pieters-Woluwe.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten, namelijk

1° het beheer en de verhuur van sociale woningen en gelijkgestelde sociale woningen, aangepast of aanpasbaar, met het oog op integratie en doorreis, volgens de modaliteiten en voorwaarden bepaald door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering;
1° bis de opvang van huurders bij hun intrede in sociale, aangepaste of aanpasbare, integratie- of transitowoningen, volgens de modaliteiten bepaald door de Regering;
2° de aankoop, de bouw, het herstel, de instandhouding, de verbetering, de aanpassing van woningen en de herstructurering van gebouwen waarvan zij eigenaar is of waarop zij een zakelijk recht heeft, met het oog op de hoofdbestemming ervan voor huisvesting;
3° elke vastgoedverrichting, met inbegrip van het ontwerpen, het samenstellen en het opvolgen van vastgoedprojecten en elke verrichting voor het beheer of de verhuur van gebouwen met het oog op de gedeeltelijke toewijzing ervan aan huisvesting, overeenkomstig de door de Regering bepaalde modaliteiten en voorwaarden;
4° de opvang van kandidaat-huurders en huurders, alsook hun sociale begeleiding;
5° de huurders te informeren over en in kennis te stellen van de activiteiten, het onderhoud, de renovatie en de woningbouwprogramma’s van de maatschappij;
6° het verhuren of beheren van gebouwen voor huisvestingsdoeleinden, of van woningen, volgens de voorwaarden en modaliteiten bepaald door de Regering;
6°bis het ontwerpen, samenstellen en controleren van vastgoedprojecten die geheel of gedeeltelijk huisvesting creëren voor andere openbare actoren;
7° tussenkomst als onroerende exploitant voor eigen rekening of voor rekening van de houder van het zakelijk recht ;
8° deelneming aan de oprichting, het beheer en de werking van publiek- of privaatrechtelijke rechtspersonen die betrokken zijn bij de uitvoering van de doelstellingen van het gewestelijk huisvestingsbeleid;
8°bis informatie aan de leden van het adviescomité van de huurders en verhuurders, nodig voor de uitoefening van zijn bevoegdheden;
9° bijstand aan de plaatselijke overheden bij de uitvoering van het plaatselijke huisvestingsbeleid;
10° de aanleg van wegen, rioleringen, openbare verlichting, watervoorziening, gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen van cultureel of maatschappelijk belang die een integrerend deel uitmaken van een groep gebouwen, en de ontwikkeling van deze voorzieningen;
11° de aanleg van grondreserves die noodzakelijk zijn voor de harmonieuze ontwikkeling van de huisvesting, om ze over te dragen aan particulieren of om ze reële rechten te verlenen, door hen de instandhouding van het uitzicht en de functionele indeling van de complexen op te leggen;
12° elke nieuwe opdracht die rechtstreeks verband houdt met deze bedoeld in de vorige punten, bepaald door de Regering op advies van de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij.

Als u vragen heeft over de verwerking van uw Persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming:
• Of per e-mail naar privacy@foyerdusud.be
• Of per post ter attentie van “de functionaris voor gegevensbescherming van de Zuiderhaard, Bronstraat 18, 1060 St-Gillis.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij ?

Wij verzamelen en gebruiken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze missie en activiteiten.

Meer in het bijzonder, verzamelen wij in het kader van de aanvraag of toewijzing van een woning onder meer de volgende gegevens:

• identificatiegegevens (bv. naam, voornaam, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, geslacht, nationaal registratienummer, beroep, socialezekerheidsidentificatienummer)
• contactgegevens (bv. post- en e-mailadres, telefoonnummer)
• gegevens over de gezinssituatie (bv. samenstelling van het huishouden, relatie, burgerlijke staat, aantal kinderen, kinderbijslag)
• informatie over onderwijs en werkgelegenheid (bv. opleidingsniveau, werkgelegenheid)
• financiële gegevens (inkomen van het huishouden)
• elektronische identificatiegegevens (bv. cookies)
• gezondheid gerelateerde gegevens (informatie voor de berekening van prioriteitspunten, de berekening van de huurprijs en de beoordeling van de aangepastheid van de huisvesting).

De verstrekking van persoonsgegevens in het kader van de huurovereenkomst is een wettelijke verplichting. De huurder is verplicht ons de persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor het beheer van zijn huurdersdossier. De persoonsgegevens moeten daarom nauwkeurig en correct zijn.

Wij verwerken nooit gegevens die betrekking hebben op uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw godsdienst, uw filosofische overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond, uw genetische gegevens, uw seksleven of seksuele geaardheid.

Persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen uit authentieke bronnen (SPF, Alloc, Cadastre, HandiFlux).

Verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens :

1. Naleving van de Europees recht over de bescherming van persoonsgegevens en alle andere toepasselijke lokale wetgeving

Wij verbinden ons ertoe alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven. We zullen ervoor zorgen dat persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en alle andere toepasselijke lokale wetgeving.

2. Rechtmatig, behoorlijke en transparante

Elke Verwerking van Persoonsgegevens door ons wordt rechtmatig uitgevoerd in de zin van de GDPR. Wij kunnen verplicht zijn uw Persoonsgegevens te Verwerken om (i) een contract uit te voeren waarbij u partij bent; (ii) te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust; (iii) uw vitale belangen of die van een Betrokkene te beschermen; (iv) uw voorafgaande toestemming voor de betreffende Verwerking; (v) de gerechtvaardigde belangen die Naam van de openbare vastgoedmaatschappij nastreeft, tenzij uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden prevaleren; en (vi) de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag die aan ons is opgedragen.

Wanneer wij uw Persoonsgegevens Verwerken, zullen wij u voorzien van een informatiemededeling of beleid over de bescherming van uw Persoonsgegevens, met inbegrip van de volgende informatie: wie verantwoordelijk is voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, wat de doeleinden zijn van de Verwerking van uw Persoonsgegevens, wie de ontvangers zijn van uw Persoonsgegevens, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt uitoefenen, tenzij dit onmogelijk zou zijn of onevenredige inspanningen zou vergen.

Als de toepasselijke lokale wetgeving dit vereist, zullen wij u vooraf om toestemming vragen (bijvoorbeeld voordat wij gevoelige Persoonsgegevens verzamelen).

3. Rechtmatigheid van de verwerking, doel beperking en minimalisering van het verzamelen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld en mogen vervolgens niet worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.

Om u onze diensten te kunnen verlenen, dient u ons bepaalde Persoonsgegevens te verstrekken. Naam van de openbare vastgoedmaatschappij verwerkt uw gegevens alleen voor de volgende doeleinden:

Om onze opdracht van openbaar belang te vervullen in overeenstemming met ons statutair maatschappelijk doel;
Om te voldoen aan de bepalingen waaraan wij onderworpen zijn, ongeacht of deze van wettelijke, regelgevende, administratieve, algemene of specifieke aard zijn;
Wanneer u als gebruiker van de www.SISP.be website contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of per telefoon, zullen de Persoonsgegevens worden gebruikt om uw verzoek te beantwoorden en de kwaliteit van onze diensten te verbeteren;
Als kandidaat-huurder, de Persoonsgegevens die ons in staat stellen uw inschrijving uit te voeren en u de diensten te verlenen waarom u verzoekt;
Als huurder laten de Persoonsgegevens ons toe het contract uit te voeren en dus onze verplichtingen na te komen zowel op sociaal vlak (huisbezoek, gezondheidsonderzoek, …) als op administratief vlak (huurprijsberekening, fraude-opsporing, betalingsplan, …) als op technisch vlak (huuropvolging, onderhoud en werken).

4. Ontvangers van de Persoonsgegevens en waarborg in geval van doorgifte aan derde landen

Uw Persoonsgegevens in ons bezit worden hoofdzakelijk verwerkt door onze werknemers, die onderworpen zijn aan de strikte naleving van de regels inzake vertrouwelijkheid, wetten en reglementen met betrekking tot de bescherming van personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens.
Voor de in artikel 3 beschreven doeleinden kunnen wij uw Persoonsgegevens :

Aan u of uw wettelijke vertegenwoordiger (voorlopig bewindvoerder, bemiddelaar), aan uw vertegenwoordiger (raadsman, advocaat) of aan elke andere persoon die daartoe door u is gemandateerd of gemachtigd;
Aan derden (“ontvangers”):
o Aan onze toezichthoudende instantie, de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij, aan de verschillende overheidsdiensten en andere openbare instellingen naargelang hun respectieve bevoegdheden en op grond van, op basis van een wettelijke verplichting die ons wordt opgelegd;
o Externe dienstverleners en in het bijzonder IT- en hostingdienstverleners;
o Onze accountant en bedrijfsrevisor, die aan een geheimhoudingsplicht gebonden zijn;
o Ons sociaal secretariaat;
o Aan uw schuldeisers en hun deurwaarders in het kader van een afdwingbare procedure;
o Aan uw advocaten, deurwaarders, deskundigen en aan de rechtbanken in geval van een geschil;
o Onze advocaten, deurwaarders, experts;
o Aan politiefunctionarissen voor beelden van bewakingscamera’s in geval van een formeel en gerechtvaardigd verzoek.

De Zuiderhaard ziet erop toe dat haar onderaannemers hetzelfde beschermingsniveau garanderen als De Zuiderhaard en eist een contractuele garantie dat deze onderaannemers uw gegevens uitsluitend zullen verwerken voor het toegestane doel, met de vereiste discretie en veiligheid.

In het algemeen zullen wij uw gegevens niet openbaar maken.

De Zuiderhaard geeft geen gegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij de buiten deze ruimte gevestigde ontvanger passende garanties biedt om uw gegevens te beschermen volgens normen die gelijkwaardig zijn aan die welke door de Europese wetgeving worden opgelegd.

5. Duur van de bewaring van de gegevens

Aangezien de RGPD voorschrijft dat de door ons verzamelde gegevens na een bepaalde termijn moeten worden vernietigd, heeft de Zuiderhaard besloten dat de gegevens zullen worden gewist, rekening houdend met de termijnen die in het verwerkingsregister zijn vermeld en met de aanbevelingen van de toezichthoudende autoriteit.

De Zuiderhaard heeft mechanismen ingevoerd voor de vernietiging van gegevens die overeenkomen met de door ons aangegeven periodes.

Wij bewaren uw Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en zoals uiteengezet in punt 3.

Naast̀ de verwezenlijking van deze doeleinden, kan de Zuiderhaard bepaalde Persoonsgegevens archiveren, voor een periode van maximaal 10 jaar, om haar rechten in rechte te kunnen verdedigen en om haar verplichtingen na te komen, met name in fiscale aangelegenheden.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige wijziging of verlies, of tegen ongeoorloofd gebruik, openbaarmaking of toegang, overeenkomstig het Informatie- en Systeembeveiligingsbeleid van de Groep.

Deze maatregelen omvatten

Het personeel bewust maken van zijn contractuele verplichting tot vertrouwelijkheid;
Beveiliging van de fysieke toegang;
Beveiliging van de apparatuur;
De servers worden regelmatig bijgewerkt;
Firewalls, gebaseerd op een meerlagig model, blokkeren niet-geautoriseerd verkeer.
Toegangsbeheer: werknemers hebben toegang naar gelang van de behoeften van hun werk en de eisen van de dienst.
o Intern: Wijzigingen van rechten en toegang zijn alleen mogelijk met goedkeuring van de verantwoordelijken en in overeenstemming met de relevante procedures.
o Extern: (kandidaat-)huurders hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens.
Beveiligd datatransport: al het dataverkeer via internet wordt gecodeerd volgens de huidige normen die op de markt beschikbaar zijn.
Beveiliging tegen virussen en internettoegang: zowel servers als desktop- en laptopcomputers zijn uitgerust met de nodige antivirussoftware.
De continuïteit van de dienstverlening wordt gewaarborgd door redundante back-upfaciliteiten.

Niettemin kan de Zuiderhaard niet aansprakelijk worden gesteld voor de verduistering van deze gegevens door een derde ondanks de genomen veiligheidsmaatregelen.

7. Bewakingscamera’s

Bediening :
De Zuiderhaard beschikt over een vloot bewakingscamera’s op. 42 camera’s in totaal zijn geïnstalleerd op de volgende locaties: Globelaan 4, 6 en 8 te Vorst, Jacques Franck square 1 en 2 te Sint-Gillis, Parking Fontainas, Fontainasstraat te Sint-Gillis.

Cameratoezicht is permanent: 24 uur per dag.

Bewakingscamera’s worden alleen bekeken wanneer een strafbaar feit is ontdekt of wanneer de rechtshandhavingsinstanties daarom formeel verzoeken. De beelden worden niet in real time bekeken. De personen die gemachtigd zijn de beelden te bekijken, zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht, zowel met betrekking tot de persoonsgegevens als met betrekking tot het volledige beheer en het bekijken van de beelden.

Naleving van de Europese recht inzake gegevensbescherming en alle andere toepasselijke lokale wetgeving :
De Zuiderhaard houdt zich aan de RGPD en de Belgische wetgeving inzake het gebruik van bewakingscamera’s. Zij gebruikt het voorgeschreven pictogram om haar camera’s aan te geven en geeft haar bewakingscamera’s elk jaar aan bij de politie.

De doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking :
De grondslag voor de rechtmatigheid van voornoemde verwerking is het rechtmatige belang (artikel 6, lid 1, onder f), voor zover de verwerking plaatsvindt voor de volgende doeleinden :
• 1° De veiligheid en gezondheid van de werknemers ;
• 2° De bescherming van het vermogen van de vennootschap

Categorieën van ontvangers :
De ontvangers van de beelden zijn uitsluitend de interne diensten van de Zuiderhaard of de wetshandhavingsdiensten in geval van klachten of formele en gerechtvaardigde verzoeken aan de Zuiderhaard.

Bewaartermijnen :/span>
De beelden van de bewakingscamera’s worden slechts 30 dagen na de opname bewaard, overeenkomstig de wet van 28 mei 2018 over het gebruik van bewakingscamera’s. In geval van overtreding, vernedering of agressie worden de beelden bewaard totdat het geschil is opgelost.

Recht op inzage van de gefilmde personen :
Personen die door de bewakingscamera’s zijn gefilmd, hebben een recht op inzage tot de beelden dat beperkt is tot de beelden waarop zij voorkomen. Daartoe dienen de personen aan de Zuiderhaard een verzoek te richten dat voldoende gedetailleerde informatie bevat om de beelden nauwkeurig te lokaliseren.

Er zijn veiligheidsmaatregelen getroffen :
• Vaststelling van verantwoordelijkheden en beperking van kijkrollen, onderhoud van camera’s en registratie van het kijkregister ;
• Instelling van een formele kijkprocedure ;
• Bewustmaking van het betrokken personeel ;
• Beveiliging van de systemen en de plaats van opname en weergave ;
• Automatische vernietiging van beelden na de ingestelde bewaartermijn;
• Beheer en beperking van de toegang tot systemen, met inbegrip van de toegang voor installateurs en onderhoudspersoneel.

8. De rechten van de betrokken personen

De Zuiderhaard verbindt zich ertoe de uitoefening van de rechten van personen te vergemakkelijken overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

Hieronder volgt een lijst van de rechten van de mens :

1. Recht op inzage : geeft eenieder de mogelijkheid Naam van de openbare vastgoedmaatschappij te vragen of hij over gegevens beschikt die hem betreffen.

2. Recht op verbetering : de persoon die, met name na de uitoefening van zijn recht van toegang, zou vaststellen dat de gegevens waarover Naam van de openbare vastgoedmaatschappij over hem beschikt een of meer fouten bevatten, kan hem verzoeken deze te rectificeren.

3. Recht op gegevenswissing : Recht om te worden vergeten: het recht om te worden vergeten maakt het mogelijk Persoonsgegevens te wissen wanneer:
a. de Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld;
b. de betrokkene besluit zijn toestemming in te trekken;
c. de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens;
d. zijn of haar Persoonsgegevens onrechtmatig zijn Verwerkt;
e. zijn of haar Persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
f. het wissen ervan is verplicht om de naleving van de toepasselijke wetgeving te waarborgen.

4. Recht op beperking : een persoon kan een verzoek indienen om de verwerking te beperken wanneer:
a. hij de juistheid van zijn Persoonsgegevens betwist;
b. Naam van de openbare vastgoedmaatschappij heeft de Persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking;
c. hij of zij op legitieme gronden bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid : In voorkomend geval kan de betrokkene verzoeken om overdraagbaarheid van hem betreffende Persoonsgegevens die hij aan Naam van de openbare vastgoedmaatschappij heeft verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, en heeft hij het recht deze Persoonsgegevens aan een andere Verantwoordelijke voor de verwerking door te geven zonder dat Naam van de openbare vastgoedmaatschappij zich daartegen hoeft te verzetten, wanneer:
a. de verwerking van zijn Persoonsgegevens is gebaseerd op zijn of haar toestemming of op een bestaande contractuele relatie; en
b. de verwerking wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen.
c. Zij heeft ook het recht om uw Persoonsgegevens rechtstreeks te laten overdragen aan een derde partij van haar keuze (voor zover technisch mogelijk).

6. Recht van bezwaar : een persoon heeft het recht bezwaar te maken (“opt-out”) tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens (met inbegrip van profilering of marketingcommunicatie). Wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kan de betrokkene zijn toestemming te allen tijde intrekken.

7. Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden : De betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem in aanmerkelijke mate treft op een soortgelijke wijze.

8. Recht op klacht : Indien u niet tevreden bent met ons antwoord en/of meent dat wij onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet nakomen, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (DPA), per e-mail naar contact@apd-gba.be of per post naar Rue de la Presse 35, 1000 Brussel.

9. Wijziging :

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken als onze zakelijke of wettelijke verplichtingen wezenlijk veranderen. Als wij belangrijke wijzigingen aanbrengen in dit beleid, zullen wij een bericht op onze website plaatsen op het moment dat de wijzigingen van kracht worden en, waar nodig, zullen wij rechtstreeks contact met u opnemen over de wijzigingen via onze normale communicatiekanalen.

10. Neem contact met ons op

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in dit handvest, kunt u contact met ons opnemen per post op DPO, de Zuiderhaard, Bronstraat 18, 1060 St-Gillis of per e-mail op privacy@foyerdusud.be.